Dlaczego subskrypcje psują zwykłe fakturowanie
Model abonamentowy generuje dużo małych dokumentów o powtarzalnej treści. Klient zmienia plan w połowie okresu, dokupuje miejsca, kończy okres próbny, zmienia dane firmy po przejęciu. Każda taka zmiana to osobna faktura albo korekta, a przy kilkuset klientach ręczne wystawianie zjada kilka dni w miesiącu.
Do tego dochodzi KSeF. Faktura sprzedaży trafia do systemu jako plik FA(3), więc błąd w numerze NIP albo w stawce kończy się odrzuconym dokumentem, a nie tylko poprawką w PDF. Przy dużym wolumenie potrzebujesz procesu, który sam pilnuje poprawności i pokazuje, co poszło nie tak.
Faktura po płatności, bez Twojego udziału
Podłączasz billing przez webhook albo API REST. W chwili opłacenia subskrypcji Fakturujemy tworzy fakturę z danymi nabywcy uzupełnionymi po numerze NIP, wysyła ją do KSeF i zapisuje numer KSeF oraz UPO. Klient dostaje PDF mailem, a Ty widzisz status każdej faktury na liście: czeka, wysłana, przyjęta albo odrzucona z powodem. Więcej o integracji znajdziesz na stronie KSeF API.
- Webhook i API REST dla własnego billingu
- Faktury cykliczne z umów dla klientów rozliczanych przelewem
- Import CSV dla jednorazowych zamówień i migracji
- Korekty i faktury zaliczkowe tworzone z istniejącej faktury
Kilka spółek w jednym koncie
Grupy firm często fakturują z kilku podmiotów. Utrzymujesz jedno konto, jedną listę faktur i jedno miejsce, z którego widzisz, co zostało wysłane do systemu, a co czeka. Każda spółka ma osobny token KSeF, a użytkownicy dostają role, więc osoba przygotowująca fakturę nie musi być osobą, która ją zatwierdza.
Należności bez ręcznego uzgadniania
Część klientów płaci przelewem i z opóźnieniem. Wpłaty z wyciągu dopasowują się do faktur, a po terminie klient dostaje przypomnienie. Widzisz, kto zalega i za jaki okres, bez przeklikiwania arkusza. Szczegóły opisaliśmy na stronie monitoringu należności.
Jak zacząć w trzech krokach
Najpierw zakładasz konto i podłączasz token KSeF swojej firmy, o czym piszemy w artykule o tokenie KSeF. Potem wskazujesz źródło faktur: webhook billingu, API albo plik CSV z istniejącymi subskrypcjami. Na końcu wystawiasz pierwszą fakturę testową i sprawdzasz podgląd XML przed włączeniem pełnej automatyzacji.
Po tych krokach faktury powstają bez Twojej pracy, a Ty wracasz do listy tylko wtedy, gdy któryś dokument zostanie odrzucony i trzeba poprawić dane nabywcy.
Kiedy to się opłaca, a kiedy nie
Przy kilkunastu fakturach miesięcznie wystarczy prostszy program, a nasze rozwiązanie będzie przerostem formy. Zaczyna mieć sens od kilkuset dokumentów miesięcznie, kiedy czas pracownika przy fakturach przewyższa koszt abonamentu. Aktualne plany znajdziesz w cenniku.