Do czego służy token
Aby program mógł wysyłać faktury do KSeF albo je pobierać, musi uwierzytelnić się w systemie. Token jest jedną z metod takiego uwierzytelnienia. Zamiast podawać programowi swoje dane logowania, generujesz osobny klucz o ograniczonych uprawnieniach.
Taki klucz działa jak upoważnienie dla konkretnego programu. Nie daje dostępu do pozostałych funkcji Twojego konta i można go w każdej chwili unieważnić.
Jak wygenerować token
Token tworzysz w Aplikacji Podatnika KSeF po zalogowaniu w sposób przewidziany dla Twojej firmy. W ustawieniach tokenów wybierasz uprawnienia, nadajesz tokenowi opis i zapisujesz wygenerowaną wartość. Wartość pokazywana jest zwykle jednorazowo, dlatego od razu przekaż ją programowi.
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika w imieniu firmy
- Otwórz sekcję tokenów i wybierz nowy token
- Zaznacz uprawnienia do wystawiania i odbioru faktur
- Skopiuj wartość i wklej ją w ustawieniach programu
Jakie uprawnienia nadać
Stosuj zasadę najmniejszych uprawnień. Jeśli program ma tylko wystawiać faktury, nie nadawaj uprawnień, których nie potrzebuje. Gdy ma też odbierać faktury kosztowe, dodaj odczyt faktur otrzymanych.
Dla kilku firm w jednym koncie każda firma ma własny token. Dzięki temu odwołanie jednego nie wpływa na pozostałe.
Bezpieczne przekazanie tokenu
Token traktuj jak hasło. Nie wysyłaj go mailem ani komunikatorem, nie wklejaj do wspólnych dokumentów. Wpisz go bezpośrednio w ustawieniach programu, który przechowuje go w postaci zaszyfrowanej.
W Fakturujemy token jest przechowywany zaszyfrowany i używany wyłącznie do wysyłki oraz odbioru faktur Twojej firmy. Dostęp do ustawień mają tylko użytkownicy z odpowiednią rolą.
Odwołanie i wymiana tokenu
Jeśli osoba odpowiedzialna za ustawienia odchodzi z firmy albo masz podejrzenie wycieku, odwołaj token w Aplikacji Podatnika. Od tej chwili program nie ma już dostępu. Nowy token wygenerujesz tak samo jak pierwszy i wkleisz w ustawieniach.
Najczęstsze problemy z tokenem
Najczęstszy problem to brak uprawnień: token pozwala odbierać faktury, ale nie wystawiać, albo odwrotnie. Wtedy wysyłka kończy się komunikatem o braku dostępu, a poprawka polega na wygenerowaniu nowego tokenu z właściwym zakresem.
Drugi problem to token wygenerowany dla innej firmy niż ta, w której imieniu wystawiasz fakturę. Przy pracy na kilku firmach opisuj tokeny w Aplikacji Podatnika nazwą firmy, żeby się nie pomylić.
Dobre praktyki
Przechowuj informację, kto i kiedy wygenerował token, i zmieniaj go okresowo. Po zmianie dostawcy oprogramowania odwołaj stary token, aby nikt poza aktualnym programem nie miał dostępu do KSeF w imieniu firmy.
- Jeden token na jedną firmę i jeden program
- Opis tokenu z nazwą programu i datą
- Odwołanie tokenu po zakończeniu współpracy z dostawcą