Co zjada czas przy fakturowaniu najmu
Faktura za czynsz wygląda co miesiąc podobnie, ale nigdy tak samo. Stawka rośnie po indeksacji, do czynszu dochodzą opłaty eksploatacyjne albo media rozliczane z licznika, a jeden lokal ma inny termin płatności niż drugi. Przy kilkudziesięciu umowach da się to prowadzić w arkuszu. Przy kilkuset zaczyna się seria pomyłek, korekt i telefonów od najemców.
Dochodzi KSeF. Faktura sprzedaży z błędnym NIP najemcy albo złą stawką VAT na lokalu użytkowym wraca z odrzuceniem, a nie tylko z prośbą o poprawkę. Potrzebny jest proces, który pilnuje danych przed wysyłką.
Umowa najmu jako źródło faktur
Każdą umowę wpisujesz raz: najemca po numerze NIP, okres rozliczeniowy, dzień wystawienia, pozycje stałe i zmienne. Co miesiąc Fakturujemy tworzy fakturę z tej umowy i wysyła ją do KSeF razem z pozostałymi.
- Czynsz i opłaty stałe jako pozycje cykliczne
- Waloryzacja stawki o wskaźnik lub kwotę w dniu wskazanym w umowie
- Media i zużycia wczytywane z pliku CSV przed wystawieniem
- Osobne serie numeracji dla każdej nieruchomości lub spółki
Wysyłka do KSeF i obsługa najemców
Po wystawieniu plik FA(3) trafia do KSeF tokenem Twojej firmy, a numer KSeF i UPO zapisują się przy fakturze. Najemca dostaje PDF mailem. Status każdej faktury widzisz na liście, więc od razu wiesz, które dokumenty system przyjął, a które trzeba poprawić. Zasady wysyłki opisaliśmy na stronie o wystawianiu faktur w KSeF.
Wpłaty i zaległości
Wyciąg z banku wczytujesz plikiem, a wpłaty dopasowują się do faktur po kwocie i tytule przelewu. Po terminie najemca dostaje przypomnienie, a Ty widzisz zestawienie zaległości według lokali. To oszczędza godziny pracy przy zamykaniu miesiąca i skraca czas, przez jaki czynsz leży nierozliczony.
Korekty po zmianie stawki lub metrażu
Gdy najemca zgłasza błąd w powierzchni albo stawka zmienia się wstecz, tworzysz korektę z istniejącej faktury. Powiązanie z numerem KSeF dokumentu pierwotnego dodajemy za Ciebie. Jak wygląda cały przebieg, pokazujemy w artykule o korekcie faktury w KSeF.
Kiedy to się opłaca
Przy kilku lokalach wystarczy prostszy program, a nasze rozwiązanie będzie przerostem formy. Zaczyna mieć sens od kilkudziesięciu faktur miesięcznie, zwłaszcza gdy zarządzasz kilkoma właścicielami i potrzebujesz oddzielnych serii oraz tokenów KSeF dla każdej firmy.