Kiedy wystawiasz korektę
Fakturę wystawioną w KSeF poprawiasz wyłącznie fakturą korygującą. Nie edytujesz starego dokumentu. Korektę tworzysz, gdy zmienia się cena, ilość, stawka VAT, dane nabywcy albo gdy sprzedaż została częściowo lub w całości zwrócona.
Przy dużej liczbie faktur korekty to codzienność. Klienci zmieniają zamówienia, zwracają towar, reklamują usługi, a firmy rozliczają rabaty posprzedażowe. Dlatego proces korekty powinien być równie prosty jak wystawienie zwykłej faktury.
Co musi zawierać faktura korygująca
Korekta jest osobnym dokumentem ze swoim numerem i datą wystawienia. Zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, a także wskazanie faktury korygowanej, czyli jej numer i numer nadany w KSeF. W pozycjach pokazuje stan przed korektą i stan po korekcie, a podatnik podaje przyczynę korekty.
- Numer KSeF i numer faktury, którą korygujesz
- Stan pozycji przed korektą i po korekcie
- Przyczyna korekty, jeśli ją wskazujesz
- Wartość różnicy, dodatnia albo ujemna
Jak wysłać korektę do KSeF
Wysyłka wygląda tak samo jak przy zwykłej fakturze. Plik w schemacie FA(3) trafia do systemu w sesji elektronicznej, KSeF sprawdza strukturę, nadaje numer i zwraca urzędowe poświadczenie odbioru. Jeśli korygowana faktura nie ma numeru KSeF, bo powstała przed Twoim wejściem w obowiązek, korekta wskazuje ją w inny sposób przewidziany w schemacie.
Odbiorca widzi korektę jako nowy dokument powiązany z fakturą pierwotną i na jej podstawie koryguje swoje rozliczenie.
Korekta do zera i korekta zbiorcza
Korekta do zera anuluje skutek faktury pierwotnej, na przykład przy odstąpieniu od umowy. Pozycje po korekcie mają wtedy wartość zero. Korekta zbiorcza obejmuje kilka pozycji albo kilka faktur dla jednego nabywcy, na przykład rabat kwartalny. Obie możesz wysłać do KSeF, ale każdą z nich trzeba wyraźnie powiązać z fakturą lub fakturami, których dotyczy.
Przykład z wynajmu lokali
Zarządca nieruchomości po błędnie zmierzonej powierzchni lokalu musi skorygować kilka miesięcy czynszu wstecz. Takie korekty są powtarzalne, bo dotyczą jednej umowy, więc opłaca się przygotować je seryjnie. Jeśli rozliczasz czynsze, przydatny będzie też program do rozliczania czynszów, który prowadzi stawki i opłaty po stronie najmu, a faktury z nich możesz wysyłać do KSeF.
Co robić, gdy KSeF odrzuci korektę
Odrzucenie zwykle oznacza błąd w strukturze albo w powiązaniu z fakturą pierwotną: zły numer KSeF, brak wymaganego pola albo niezgodność stawki. Po poprawieniu danych wysyłasz korektę ponownie. W Fakturujemy komunikat błędu jest widoczny przy dokumencie, więc nie szukasz przyczyny w plikach XML.
Korekta in plus i in minus
Korekta zmniejszająca wartość sprzedaży, czyli in minus, jest najczęstsza: rabat, zwrot, błąd w cenie. Korekta zwiększająca, czyli in plus, pojawia się, gdy po wystawieniu faktury okazuje się, że sprzedałeś więcej albo drożej. Technicznie obie wyglądają tak samo, różni je znak różnicy w pozycjach.
Od strony księgowej ważne jest, w którym okresie ujmujesz skutek korekty. To zależy od rodzaju korekty i od tego, czy masz potwierdzenie uzgodnienia warunków z nabywcą, więc przy wątpliwościach zapytaj księgową. Program ma za zadanie dostarczyć poprawny dokument i pokazać jego status, a nie rozstrzygać o rozliczeniu podatku.
Najczęstsze błędy przy korektach
Pierwszy błąd to wystawienie nowej faktury zamiast korekty, przez co sprzedaż liczy się dwa razy. Drugi to korekta bez numeru KSeF faktury pierwotnej, przez co KSeF nie może jej powiązać. Trzeci to korygowanie niewłaściwej pozycji, gdy faktura ma ich kilkanaście i różnią się tylko nazwą.
Przy dużym wolumenie te błędy mnożą się szybko. Dlatego warto, żeby program tworzył korektę wprost z dokumentu pierwotnego, zamiast prosić o ręczne wpisanie numeru i kwot.
- Zawsze korygujesz istniejącą fakturę, nie wystawiasz nowej
- Numer KSeF dokumentu pierwotnego powinien uzupełnić się sam
- Przed wysyłką sprawdź podgląd pozycji przed i po
- Przyczynę korekty opisuj konkretnie, żeby nabywca ją rozumiał
Korekta a komunikacja z nabywcą
Nabywca często dowiaduje się o korekcie z maila, a nie z KSeF. Dlatego wysyłaj mu PDF korekty razem z krótkim opisem przyczyny. Skraca to wymianę wiadomości i pozwala szybciej zaksięgować poprawiony dokument. Fakturujemy wysyła PDF automatycznie po przyjęciu korekty przez KSeF, z numerem KSeF wpisanym na dokumencie.
Jak korekty obsługuje Fakturujemy
Korektę tworzysz jednym kliknięciem z istniejącej faktury. Program przenosi pozycje, pokazuje stan przed i po, uzupełnia numer KSeF dokumentu pierwotnego i wysyła plik FA(3). Przy fakturach seryjnych możesz wygenerować korekty dla wielu dokumentów naraz, na przykład po zmianie stawki w umowie. Szczegóły wysyłki znajdziesz na stronie o wystawianiu faktur w KSeF.
Gdy wystawiasz setki faktur miesięcznie, korekty seryjne i widoczne statusy oszczędzają najwięcej czasu. Więcej o automatyzacji piszemy na stronie o automatycznym fakturowaniu.