Dlaczego agencje tracą czas na fakturowanie
Firma, która obsługuje kilkunastu albo kilkudziesięciu klientów, rzadko ma jeden model rozliczeń. Jedni płacą stały retainer, drudzy za godziny z raportu, trzeci za etapy projektu z akceptacją. Co miesiąc ktoś w biurze zbiera dane z arkuszy i narzędzia do czasu pracy, przepisuje je do programu i pilnuje, żeby nikogo nie pominąć.
Przy KSeF dochodzi jeszcze jedno: błąd w NIP-ie albo w stawce oznacza odrzucony plik, a nie tylko poprawkę w PDF. Im więcej faktur, tym drożej kosztuje każda pomyłka, bo opóźnia płatność klienta o kolejny tydzień.
Trzy modele rozliczeń w jednym programie
Każdy model ma własną regułę, a wszystkie kończą w tym samym miejscu: gotowa faktura wysłana do KSeF.
- Retainer: umowa z kwotą, okresem rozliczeniowym i indeksacją, faktura powstaje w wybranym dniu miesiąca
- Godziny: import CSV z raportem czasu pracy, pozycje grupują się po kliencie i projekcie
- Etapy projektu: faktura zaliczkowa przy starcie i końcowa po odbiorze, z rozliczeniem zaliczki bez korekt
Od raportu czasu do faktury w KSeF
Eksportujesz godziny z narzędzia, którego używa zespół, i wczytujesz plik w Fakturujemy. Program dopasowuje wiersze do klientów po NIP-ie lub nazwie, tworzy projekty faktur i pokazuje je do akceptacji. Po zatwierdzeniu plik FA(3) idzie do KSeF, a klient dostaje PDF z numerem KSeF mailem.
Jeżeli masz własne narzędzie do ewidencji czasu, podłączysz je przez API do KSeF i fakturowania, tak żeby faktura powstawała sama po zamknięciu miesiąca.
Faktury zaliczkowe przy projektach etapowych
Software house często bierze zaliczkę na start i rozlicza ją na fakturze końcowej. Program pilnuje powiązań między dokumentami, więc faktura końcowa pomniejsza się o zaliczkę i trafia do KSeF z poprawnymi odwołaniami. Szczegóły omawiamy w artykule o fakturze zaliczkowej w KSeF.
Należności i przypomnienia
Agencja żyje z płynności, więc spóźniona płatność jednego dużego klienta boli. Wpłaty z wyciągu w formacie CSV lub MT940 dopasowują się do faktur, a po terminie klient dostaje przypomnienie. Widzisz od razu, kto zalega i od ilu dni, bez przeglądania wyciągu.
Dla kogo to ma sens
Pojedynczy freelancer z kilkoma fakturami miesięcznie nie potrzebuje takiego rozwiązania. Zwraca się od około kilkudziesięciu faktur miesięcznie albo gdy rozliczasz kilka modeli naraz i kilka firm w jednej grupie. Cały zakres funkcji opisaliśmy na stronie programu do fakturowania dla firm usługowych, a ceny sprawdzisz w cenniku.