Kiedy wystawiasz fakturę zaliczkową
Fakturę zaliczkową wystawiasz, gdy klient wpłaca część należności przed wykonaniem usługi albo wydaniem towaru. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania zapłaty, w wysokości otrzymanej kwoty, więc dokument powinien powstać w terminie powiązanym z wpłatą. Dokładne terminy sprawdź u swojego doradcy podatkowego, bo zależą od rodzaju transakcji.
W KSeF faktura zaliczkowa jest zwykłą fakturą ustrukturyzowaną FA(3) z oznaczeniem rodzaju faktury jako zaliczkowej. Dostaje własny numer KSeF, a nabywca widzi ją w swoim systemie jak każdą inną fakturę sprzedaży.
Co zawiera faktura zaliczkowa
Dane sprzedawcy i nabywcy, opis tego, czego dotyczy zaliczka, kwotę otrzymanej płatności oraz stawkę VAT liczoną od tej kwoty. Dobrze, gdy opis wskazuje zamówienie albo umowę, bo później łatwiej połączyć zaliczkę z fakturą końcową.
- Rodzaj faktury: zaliczkowa
- Kwota otrzymanej zaliczki i VAT od tej kwoty
- Numer zamówienia lub umowy w opisie
- Dane nabywcy zgodne z jego rejestrem, w tym NIP
Faktura końcowa z odliczeniem zaliczek
Po zrealizowaniu zamówienia wystawiasz fakturę końcową na pełną wartość. Wskazujesz na niej wcześniejsze zaliczki, najlepiej przez numery KSeF faktur zaliczkowych, i odejmujesz już zafakturowane kwoty. Do zapłaty zostaje tylko różnica.
To miejsce, w którym ręczne rozliczenie najczęściej się sypie. Gdy jedno zamówienie ma trzy zaliczki w różnych terminach, a stawki VAT się różnią, łatwo pomylić kwotę odliczenia albo pominąć jedną ze wpłat. Błąd wychodzi dopiero wtedy, gdy klient zgłasza niezgodną kwotę, i kończy się korektą.
Wiele zaliczek i różne stawki VAT
Przy zamówieniach rozłożonych na etapy dostajesz zaliczki w ratach. Każda z nich to osobna faktura zaliczkowa z własnym numerem KSeF. Na fakturze końcowej rozliczasz je wszystkie, a program powinien podsumować kwoty netto, VAT i brutto z podziałem na stawki, żeby suma zgadzała się z tym, co klient już zapłacił.
Jeśli zamówienie obejmuje pozycje z różnymi stawkami, zaliczka musi być rozbita na stawki w takich proporcjach, jak pozycje zamówienia. Ręcznie to żmudne, w programie to jedno przeliczenie.
Jak Fakturujemy rozlicza zaliczki
W programie do wystawiania faktur w KSeF zaliczkę powiązaną z zamówieniem wystawiasz z poziomu tego samego zamówienia. Faktura końcowa pobiera numery KSeF zaliczek, odejmuje je automatycznie i pokazuje, ile zostało do zapłaty. Wszystko trafia do KSeF w formacie FA(3), a numery nadane przez system wracają do dokumentów.
Przy większym wolumenie pomaga też automatyczne fakturowanie: zaliczki, faktury końcowe i korekty powstają z reguł, a nie z ręcznego przepisywania.
Zaliczka, a potem korekta
Jeśli klient rezygnuje z zamówienia, zaliczkę zwracasz, a fakturę zaliczkową korygujesz. W KSeF robisz to fakturą korygującą wskazującą numer KSeF zaliczki. Szczegóły opisaliśmy w artykule o korekcie faktury w KSeF.
Po stronie nabywcy każda z tych faktur musi trafić do obiegu akceptacji i księgowania. Firmy, które chcą mieć ten obieg poukładany od razu, często łączą wystawianie z elektronicznym obiegiem faktur kosztowych z KSeF, dzięki czemu zaliczki i faktury końcowe od dostawców są akceptowane w jednym miejscu.
Najczęstsze błędy przy zaliczkach
Pierwszy to wystawienie faktury końcowej na pełną kwotę bez odliczenia zaliczek, przez co klient płaci dwa razy albo żąda korekty. Drugi to brak powiązania z numerem KSeF zaliczki, który utrudnia rozliczenie po obu stronach. Trzeci to pomylenie stawki VAT zaliczki z docelową stawką zamówienia.
- Odliczaj wszystkie zaliczki, nie tylko ostatnią
- Wskazuj numery KSeF zaliczek na fakturze końcowej
- Sprawdzaj stawkę VAT każdej zaliczki
- Przy rezygnacji wystawiaj korektę, nie kasuj dokumentu
Co sprawdzić w programie przed zakupem
Zapytaj wprost, czy program wiąże zaliczki z zamówieniem i czy faktura końcowa sama pobiera numery KSeF zaliczek. Poproś o pokazanie przypadku z trzema zaliczkami i dwiema stawkami VAT, bo tam widać różnicę między prostym generatorem a systemem do większego wolumenu.
Sprawdź też, co dzieje się po odrzuceniu faktury przez KSeF. Dobry program zatrzymuje fakturę końcową, wskazuje błąd i pozwala ją poprawić bez tworzenia duplikatu. Warto także zobaczyć, jak wygląda raport zaliczek otwartych, czyli takich, które czekają jeszcze na rozliczenie fakturą końcową. Dla działu finansowego to codzienne narzędzie kontroli, a przy audycie najszybszy dowód, że żadna wpłata nie wisi bez dokumentu.
Dla kogo to ma znaczenie
Zaliczki dotyczą firm produkcyjnych, wykonawców, agencji, dostawców zamówień na zamówienie i każdego, kto pracuje na etapach. Im więcej zamówień, tym większe ryzyko błędu przy ręcznym rozliczaniu. Jeśli wystawiasz dziesiątki faktur zaliczkowych miesięcznie, wybór programu, który robi to powiązanie za Ciebie, oszczędza godziny księgowego i odcina całą klasę korekt.