Czym różni się faktura ustrukturyzowana od PDF
PDF jest obrazem dokumentu, który człowiek czyta. Faktura ustrukturyzowana to plik z danymi opisanymi znacznikami, który komputer odczytuje bez interpretacji. Nazwa nabywcy, numer NIP, kwota netto i stawka VAT mają swoje stałe miejsca w strukturze.
Dzięki temu system może automatycznie sprawdzić poprawność faktury, a program księgowy może wczytać ją bez przepisywania. Klient nadal może dostać PDF jako wygodną wizualizację, ale to plik XML jest dokumentem wysyłanym do KSeF.
Co oznacza FA(3)
FA(3) to numer wersji schematu faktury. Schemat określa, jakie pola są obowiązkowe, jakie formaty mają daty i kwoty oraz jak opisać pozycje, stawki VAT i dodatkowe informacje. Ministerstwo Finansów publikuje schemat i jego aktualizacje.
Program do fakturowania musi generować plik zgodny z aktualną wersją. Jeśli schemat się zmieni, wystarczy aktualizacja po stronie dostawcy oprogramowania, a Ty nie musisz niczego robić ręcznie.
Z czego składa się faktura w FA(3)
W pliku znajdziesz nagłówek z kodem formularza, dane sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia i numer faktury, wartości netto i VAT w podziale na stawki, a także wiersze z opisem towarów lub usług.
- Nagłówek z oznaczeniem schematu
- Podmiot pierwszy, czyli sprzedawca, i podmiot drugi, czyli nabywca
- Pola z sumami według stawek VAT
- Wiersze faktury z nazwą, ilością i ceną
- Informacje o płatności, na przykład termin i rachunek
Walidacja i najczęstsze błędy
KSeF sprawdza plik przed przyjęciem. Najczęstsze odrzucenia dotyczą błędnego NIP nabywcy, niezgodnych sum, pustych wymaganych pól albo złego formatu daty. Dobry program wykrywa te problemy zanim wyśle fakturę.
W demo na stronie głównej widzisz, jak walidacja sumy kontrolnej NIP działa na żywo, a przycisk podglądu XML pokazuje przykładową strukturę zbudowaną z danych formularza.
Jak Fakturujemy przygotowuje plik
Wpisujesz dane tak jak na zwykłej fakturze albo wczytujesz je z umowy, pliku CSV lub API. Fakturujemy buduje plik FA(3), sprawdza go i wysyła do KSeF, a potem zapisuje numer KSeF i UPO. Dokument PDF dla klienta generujemy z tych samych danych.
Wizualizacja faktury dla klienta
Klienci przyzwyczaili się do PDF, więc nadal warto go dołączać do maila. W praktyce PDF jest czytelną kopią tych samych danych, które wysłano w XML. Numer KSeF umieszczony na wizualizacji pozwala klientowi znaleźć dokument w systemie i powołać się na niego w przelewie.
Warto, aby program generował oba formaty z jednego źródła danych. Wtedy nie ma ryzyka, że kwoty w PDF różnią się od kwot w pliku wysłanym do urzędu.
Korekty i inne rodzaje faktur
Schemat obejmuje nie tylko zwykłe faktury VAT. Przewiduje także korekty, faktury zaliczkowe i inne rodzaje dokumentów, każdy z własnym oznaczeniem. Korekta zawiera odwołanie do faktury pierwotnej, dzięki czemu system powiązuje oba dokumenty.
W Fakturujemy korekta tworzy się z istniejącej faktury, a powiązanie z numerem KSeF dokumentu pierwotnego dodajemy za Ciebie.