Dlaczego obowiązek wprowadzono etapami
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób obiegu faktur w całym kraju. Wprowadzenie go jednego dnia dla wszystkich podatników oznaczałoby ogromne obciążenie systemu i brak czasu na przygotowanie mniejszych firm. Dlatego ustawodawca rozłożył obowiązek na etapy i pozwolił najmniejszym przedsiębiorcom przygotować się najdłużej.
Etapowanie ma też praktyczny skutek dla Ciebie. Nawet jeśli Twoja firma nie jest jeszcze objęta obowiązkiem wystawiania, Twoi kontrahenci mogą już wysyłać faktury przez KSeF, a Ty musisz umieć je odebrać i zaksięgować.
Trzy grupy podatników
Pierwsza grupa to najwięksi podatnicy, wskazani progiem wartości sprzedaży z poprzedniego roku. Dla nich obowiązek ruszył najwcześniej. Druga grupa to pozostali podatnicy, którzy mieli obowiązek w kolejnym terminie w 2026 roku. Trzecia grupa to najmniejsi przedsiębiorcy, dla których obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się od 2027 roku, przy czym obowiązują dla nich odrębne warunki i okresy przejściowe.
Zawsze sprawdzaj aktualne brzmienie przepisów i komunikaty Ministerstwa Finansów, bo szczegóły przejściowe mogą się zmieniać.
- Największe firmy, wskazane progiem sprzedaży, ruszyły jako pierwsze
- Pozostali podatnicy przeszli na KSeF w kolejnym terminie w 2026 roku
- Najmniejsi przedsiębiorcy mają najdłuższy czas, do 2027 roku
Odbiór faktur dotyczy wszystkich
Warto pamiętać, że obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych dotyczy firm szybciej niż obowiązek ich wystawiania. Faktury od dostawców będą przychodzić do KSeF, a nie pocztą elektroniczną. Jeśli nikt w firmie nie sprawdza skrzynki w systemie, możesz stracić termin płatności albo odliczenie VAT w odpowiednim okresie.
Dlatego już teraz warto zdecydować, kto w firmie odbiera faktury kosztowe i w jaki sposób trafiają one do księgowości.
Co przygotować przed terminem
Najważniejsze jest ustalenie, kto w firmie będzie wystawiał faktury, skąd pochodzą dane i jakie uprawnienia trzeba nadać w Aplikacji Podatnika. Trzeba też sprawdzić, czy obecny program do faktur potrafi wysyłać plik w schemacie FA(3).
Przy większej liczbie dokumentów zadanie jest inne niż przy kilku fakturach: liczy się to, czy wysyłka odbywa się bez ręcznego wgrywania plików, jak obsługiwany jest tryb offline i czy da się pracować na kilku firmach.
- Lista osób wystawiających i odbierających faktury
- Token KSeF z odpowiednimi uprawnieniami
- Źródła danych do faktur: umowy, sklep, CRM
- Sposób eksportu faktur do księgowości
Jak pomaga Fakturujemy
Fakturujemy jest zbudowany dla firm, które wystawiają od stu do kilku tysięcy faktur miesięcznie. Po podłączeniu tokenu wysyła faktury do KSeF, odbiera faktury kosztowe, obsługuje tryb offline i zapisuje numer KSeF oraz UPO przy każdym dokumencie.
Więcej o wysyłce przeczytasz na stronie o wystawianiu faktur w KSeF, a podgląd przykładowej faktury w formacie FA(3) zobaczysz w demo na stronie głównej.
Najczęstsze błędy przy przygotowaniach
Firmy najczęściej zakładają, że wystarczy zmienić program tuż przed terminem. W praktyce potrzeba czasu na nadanie uprawnień, test pierwszych faktur i przeszkolenie osób, które wystawiają dokumenty. Dobrze jest przetestować cały proces na kilku fakturach, zanim ruszy pełny wolumen.