Kiedy faktura trafia w tryb offline
KSeF może być niedostępny z kilku powodów: planowanej przerwy technicznej, awarii po stronie Ministerstwa Finansów albo problemu z łączem w Twojej firmie. W pierwszym przypadku niedostępność ogłasza system państwowy, w ostatnim sprawa dotyczy tylko Ciebie. Przepisy przewidują osobne tryby dla tych sytuacji, a różnią się one terminami i tym, co musisz przekazać klientowi.
Szczegółowe terminy i warunki zawsze sprawdzaj w aktualnych komunikatach Ministerstwa Finansów, bo to one rozstrzygają. Poniżej opisujemy praktykę, czyli co zrobić po stronie firmy, żeby nic nie zginęło.
Co dzieje się z fakturą wystawioną poza systemem
Faktura offline powstaje w tym samym schemacie FA(3), ale nie ma jeszcze numeru KSeF. Klient dostaje jej wizualizację, zwykle z kodem pozwalającym później zweryfikować dokument w systemie. Po powrocie dostępności wysyłasz plik do KSeF, a system nadaje numer i wystawia UPO.
Do tego momentu dokument istnieje w dwóch miejscach: u Ciebie i u klienta. Jeśli któraś ze stron go zgubi, rekonstrukcja bywa żmudna, zwłaszcza przy setkach faktur dziennie.
Największe ryzyko przy dużym wolumenie
Kilka faktur dosyła się ręcznie. Kilkaset albo kilka tysięcy to inna skala. Najczęstsze problemy u firm z dużą liczbą dokumentów to faktury dosłane dwa razy, faktury, o których zapomniano po awarii, oraz niespójność między PDF wysłanym klientowi a plikiem wysłanym do urzędu.
- Brak jednej listy dokumentów czekających na dosłanie
- Przepisywanie danych do awaryjnego formularza w pośpiechu
- Brak informacji, które faktury już przyjęto, a które odrzucono
- Zespół nie wie, kto odpowiada za dosłanie
Lista kontrolna na dzień awarii
Zanim awaria się wydarzy, ustal kilka rzeczy. Dzięki temu decyzja w danym dniu zajmie minuty, nie godziny.
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za dosłanie faktur po powrocie systemu
- Sprawdź, czy program sam przełącza się w tryb offline, czy wymaga ręcznego włączenia
- Ustal, gdzie program trzyma listę faktur czekających
- Przygotuj krótką informację dla klientów, że faktura bez numeru KSeF jest prawidłowa i zostanie dosłana
- Po powrocie systemu sprawdź, czy wszystkie dokumenty mają numer KSeF i UPO
Dlaczego awaria nie powinna zatrzymać sprzedaży
Sklep internetowy, dostawca usług abonamentowych czy hurtownia nie mogą wstrzymać sprzedaży, bo państwowy system ma gorszy dzień. Faktury muszą powstawać dalej, w tym samym rytmie, a dosłanie ma nastąpić później i bez ręcznej pracy. Jeśli program wymaga, żeby księgowa po awarii przeglądała każdy dokument osobno, oszczędność z automatyzacji znika w jeden dzień.
Dlatego przy wyborze programu warto zapytać nie tylko, czy obsługuje tryb offline, ale też, jak wygląda dosyłanie: czy odbywa się samo, czy widać postęp, czy system ponawia próby po błędzie i czy odrzucone dokumenty pokazują powód.
Pytania do dostawcy programu przed zakupem
Obsługa trybu offline bywa w ofertach opisana jednym zdaniem, a różnice wychodzą dopiero w dniu awarii. Zadaj dostawcy konkretne pytania i poproś o odpowiedź na piśmie.
Dobry program odpowiada na nie bez wahania, bo tryb awaryjny jest dla niego codziennością, a nie wyjątkiem.
- Czy przełączenie w tryb offline jest automatyczne i kto o nim informuje zespół
- Czy lista faktur czekających na dosłanie jest widoczna w jednym miejscu
- Co się dzieje, gdy dosłanie zakończy się błędem dla części dokumentów
- Czy ten sam plik trafia do PDF dla klienta i do KSeF
- Czy dziennik zmian pokazuje, kto i kiedy dosłał dokument
Jak rozmawiać z klientami w czasie awarii
Klient, który dostaje fakturę bez numeru KSeF, może się zaniepokoić, szczególnie jeśli jego dział księgowości pracuje wyłącznie na dokumentach z systemu. Krótka informacja w treści maila, że dokument wystawiono w trybie offline i zostanie dosłany do KSeF, rozwiązuje większość pytań zanim padną.
Warto, żeby program dołączał ją automatycznie do wiadomości z fakturą, zamiast zostawiać to pracownikowi działu obsługi. Przy dużej liczbie klientów to jedyny sposób, żeby komunikat był spójny i nie zalewał skrzynki wsparcia.
Jak Fakturujemy obsługuje tryb offline
Gdy KSeF jest niedostępny, faktury są wystawiane w trybie offline, a po powrocie systemu dosyłane do niego. Widzisz status każdego dokumentu i listę tych, które czekają. Po przyjęciu przez KSeF numer i UPO zapisują się przy fakturze, a odrzucone dokumenty pokazują powód, żeby poprawka zajęła chwilę.
Dzięki temu awaria nie zatrzymuje sprzedaży i nie wymaga pilnowania arkusza. Zespół finansowy widzi jedną listę i wie, ile zostało do dosłania. Całość opisaliśmy na stronie wystawiania faktur w KSeF.
Co z fakturami kosztowymi po awarii
Awaria dotyczy też odbioru. Faktury od dostawców wystawione w tym czasie pojawią się w Twoim koncie dopiero po ich dosłaniu przez kontrahenta. Po awarii przejrzyj nowe dokumenty i uruchom ich zwykły obieg akceptacji, na przykład w narzędziu do obiegu akceptacji faktur kosztowych z podpisem elektronicznym, żeby żadna nie czekała bez decyzji.
Co z tego wynika dla właściciela firmy
Tryb offline nie jest problemem, jeśli program robi go za Ciebie i pokazuje, co jeszcze nie dotarło do systemu. Problemem jest brak procesu. Jeśli wystawiasz od stu do kilku tysięcy faktur miesięcznie, zapytaj dostawcę wprost o tryb offline, dosyłanie i listę dokumentów czekających, zanim podpiszesz umowę. Pozostałe funkcje porównasz na stronie programu do KSeF.