Zacznij od wolumenu i sposobu rozliczeń
Firma z dziesięcioma fakturami miesięcznie i firma z tysiącem potrzebują innych rzeczy. Przy małej skali wystarczy wygodny formularz. Przy dużej liczy się to, skąd faktury się biorą: z umów cyklicznych, ze sklepu, z systemu rezerwacji, z pliku CSV. Zanim obejrzysz pierwszy program, spisz źródła danych i policz, ile dokumentów miesięcznie z nich wychodzi.
Ta lista od razu odsiewa programy, które pozwalają tylko wpisać fakturę ręcznie. Jeśli większość Twoich faktur powstaje według powtarzalnych reguł, szukasz programu do automatycznego fakturowania, a nie edytora dokumentów.
Co musi działać w KSeF bez ręcznej pracy
Program powinien generować plik w schemacie FA(3), wysyłać go przez token firmy i odbierać numer KSeF oraz UPO. Wszystko to ma zapisać się przy dokumencie, a nie w osobnym pliku. Ostatnia sprawa to widoczny status: czeka, wysłana, przyjęta albo odrzucona z konkretną przyczyną.
Zapytaj, co dzieje się z odrzuconą fakturą. Dobra odpowiedź brzmi: dokument zatrzymuje się, widzisz powód i po poprawce wysyłasz go ponownie, a numeracja nie ma dziur. Zła: wysyłka przepada bez śladu.
Korekty, zaliczki i tryb awaryjny
W pierwszych tygodniach wszystko wygląda dobrze, bo wystawiasz zwykłe faktury. Problem pojawia się przy pierwszej korekcie i pierwszej awarii. Korekta musi odwoływać się do numeru KSeF faktury pierwotnej, dlatego sprawdź, jak program obsługuje korektę faktury w KSeF, także seryjną.
Podobnie z zaliczkami, które trzeba rozliczyć na fakturze końcowej, oraz z trybem offline w KSeF, w którym faktura dostaje numer dopiero po dosłaniu do systemu. Program ma pilnować kolejki dosyłki i terminów, bo nikt nie zapamięta tego ręcznie.
Import i API przy dużej liczbie faktur
Przy kilkuset dokumentach miesięcznie wpisywanie danych nabywcy za każdym razem nie ma sensu. Szukaj importu CSV, webhooków oraz otwartego API, które pozwoli podłączyć sklep, CRM albo własny system rozliczeń. Dane kontrahenta powinny uzupełniać się po NIP-ie.
Warto też zapytać o limity: ile faktur miesięcznie obejmuje plan, ile firm można dodać do jednego konta i czy przekroczenie limitu blokuje wysyłkę, czy tylko zmienia cenę. Szczegóły API do KSeF powinny być opisane publicznie, a nie dopiero po rozmowie handlowej.
Należności, wpłaty i księgowość
Wystawienie faktury to połowa pracy. Druga połowa to sprawdzenie, czy klient zapłacił. Program, który dopasowuje wpłaty z wyciągu do faktur i wysyła przypomnienia, oszczędza godziny tygodniowo. Zapytaj o format wyciągów (CSV, MT940) i o to, jak działa dopasowanie, gdy klient wpłaci jedną kwotę za kilka faktur.
Księgowa potrzebuje zestawienia z numerami KSeF i stawkami VAT. Sprawdź, czy eksport zawiera numer KSeF w osobnej kolumnie, a jeśli księgowość prowadzi biuro, czy dostanie dostęp tylko do odczytu. Przed pierwszą fakturą dla nowego kontrahenta możesz też zweryfikować jego dane w katalogu firm z danych rejestrowych.
Bezpieczeństwo i role
Token KSeF daje dostęp do faktur firmy, więc zapytaj, jak jest przechowywany i czy możesz go w każdej chwili odwołać po stronie Aplikacji Podatnika. W większej firmie liczą się też role: kto przygotowuje fakturę, kto ją zatwierdza, kto widzi tylko raporty, oraz dziennik zmian.
Trzy testy przed zakupem
Pierwszy test: wyślij prawdziwą fakturę na koncie testowym i sprawdź, czy numer KSeF i UPO zapisały się same. Drugi: wyślij fakturę z celowo błędnym NIP-em i zobacz, jak program pokaże odrzucenie. Trzeci: wczytaj plik z kilkudziesięcioma pozycjami i zmierz, ile zajmuje przygotowanie faktur do wysyłki.
Do tego policz koszt całkowity: abonament, limity faktur, dopłaty za dodatkowe firmy i użytkowników. W Fakturujemy plany zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie (od 99 zł netto przy płatności rocznej), a pełną tabelę limitów znajdziesz w cenniku.
Jak działa to w Fakturujemy
W programie do ksef Fakturujemy faktury powstają z umów, plików CSV, webhooków i API, trafiają do KSeF w formacie FA(3), a numer KSeF i UPO wracają do dokumentu. Korekty, zaliczki i kolejka trybu awaryjnego są obsługiwane w tym samym miejscu, a wpłaty z wyciągu zamykają należności. Jeśli rozliczasz abonamenty, zobacz też stronę o fakturowaniu dla firm usługowych.